Formalité
Statuts, comptes annuels, factures, contrats et bulletins de paie tiennent sur une seule étagère quand chaque famille a son classeur et chaque exercice clos sa boîte. Ce pas à pas suit l'exercice comptable et s'appuie sur les durées de conservation publiées par service-public.fr.
À préparer
Faites 5 piles : juridique (statuts, procès verbaux d'assemblées, registres), comptable (factures clients et fournisseurs, relevés bancaires), fiscal (déclarations et avis), social (contrats de travail, bulletins de paie, déclarations sociales) et commercial (contrats, devis signés, correspondance). Chaque pile deviendra un classeur ou une série de classeurs.
Service-public.fr indique 10 ans à partir de la clôture de l'exercice pour les comptes annuels, les livres comptables et les pièces justificatives, 6 ans pour les documents soumis au contrôle fiscal, 5 ans pour les contrats et la correspondance commerciale, et 5 ans pour le double des bulletins de paie conservé par l'employeur. Écrivez la durée sur une fiche placée en tête de chaque pile.
Attention. Ces durées valent pour le cas général. Pour un document particulier ou une date de départ incertaine, demandez à l'expert comptable de la société.
Un classeur à levier de 80 mm comme l'Esselte 220103 reçoit 600 feuilles. Inscrivez sur l'étiquette de dos, qui mesure 190 mm, la famille de documents et l'exercice, par exemple « Comptabilité, exercice en cours ».
Dans le classeur comptable, un jeu de 12 onglets numérotés de 1 à 12, comme les intercalaires Leitz 12940000, donne 1 onglet par mois de l'exercice : l'onglet 1 correspond au 1er mois, quelle que soit la date de clôture. Dans les autres classeurs, les onglets séparent les sous familles : un contrat par fournisseur, un salarié par section.
Les statuts et le registre des procès verbaux d'assemblées ne suivent pas l'exercice. Service-public.fr indique 5 ans à partir de la perte de la personnalité morale ou de la radiation du RCS pour les statuts, et 5 ans à partir de la fin de leur utilisation pour les registres. Gardez-les dans un classeur juridique permanent, placé en bout d'étagère.
Une fois les comptes approuvés, videz les classeurs de l'exercice dans des boîtes d'archives comme l'Esselte Eco 623916, de 80 x 327 x 233 mm. Sur chaque boîte, notez le nom de la société, l'exercice, la date de clôture et la date de fin de conservation, calculée d'après la fiche de l'étape 2.
Placez les classeurs de l'exercice en cours à hauteur des yeux, le classeur juridique au bout, et les boîtes d'archives au dessus ou en dessous, de la plus récente à la plus ancienne. Une boîte posée debout mesure 327 mm de haut : vérifiez la hauteur libre de chaque tablette avant de commencer.
Chaque année, après la clôture, sortez les boîtes dont la date de fin de conservation est passée. Les documents qui contiennent des données personnelles, comme les bulletins de paie ou les relevés bancaires, se détruisent avec un destructeur de documents et ne partent pas tels quels au recyclage.
Attention. Fermer la société ne met pas fin à la conservation : les statuts se gardent encore 5 ans après la radiation, et les pièces comptables 10 ans après la clôture du dernier exercice. En cas de doute, l'expert comptable ou un avocat tranche.
Chaque classeur porte sur son dos une famille de documents et un exercice, chaque boîte d'archives une date de clôture et une date de fin de conservation, et une facture d'un mois donné se retrouve en ouvrant l'onglet de ce mois dans le classeur comptable.
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Rédigé par la rédaction du magazine.