Examen croisé
Une petite société accumule vite des statuts, des comptes annuels, des factures et des bulletins de paie qui n'ont pas la même durée de vie. Cet examen croisé compare 3 rangements A4 d'après les fiches de leurs fabricants, pour savoir quoi mettre où et pendant combien de temps.
Le classeur à levier Esselte écologique (référence 220103) a un dos de 80 mm et une capacité publiée de 600 feuilles. Ses plats en carton recyclé de 2,20 mm, son mécanisme à levier et ses griffes de blocage en font le rangement de travail : factures du mois, relevés bancaires, contrats en cours. Son étiquette de dos de 190 mm laisse la place d'écrire un intitulé et une période.
La boîte d'archives Esselte Eco (référence 623916) mesure 80 x 327 x 233 mm et se pose debout ou à plat sur une étagère. Elle est faite pour recevoir les documents sortis d'un classeur : une fois l'exercice archivé, le classeur se vide dans la boîte et resservira l'année suivante.
Le classeur ménager Leitz Recycle (référence 46240095) n'a ni levier ni dos à étiqueter : il range 250 feuilles A4 dans 5 compartiments extensibles, avec une poche avant fixe. Il sert aux papiers qui circulent, comme un devis à signer, une facture à régler ou un courrier en attente de réponse.
Service-public.fr publie les durées de conservation des documents d'entreprise. Les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe), les livres comptables et les pièces justificatives comme les factures clients et fournisseurs se gardent 10 ans à partir de la clôture de l'exercice. Les documents sur lesquels l'administration fiscale peut exercer son contrôle se gardent 6 ans.
Les contrats et la correspondance commerciale se gardent 5 ans, tout comme les documents bancaires. Les statuts se gardent 5 ans à partir de la perte de la personnalité morale ou de la radiation du RCS, et le registre des procès verbaux d'assemblées 5 ans à partir de la fin de son utilisation. L'employeur garde le double des bulletins de paie 5 ans.
Ces durées valent pour le cas général. Pour un document particulier, une société en cours de fermeture ou un doute sur la date de départ d'un délai, l'expert comptable de la société ou un avocat donne la réponse adaptée.
Le circuit le plus simple suit l'exercice comptable. Pendant l'exercice, les pièces vivent dans les classeurs à levier, une famille par classeur ; les papiers en suspens attendent dans le trieur à soufflets. À la clôture, une fois les comptes approuvés, le contenu des classeurs passe dans des boîtes d'archives étiquetées.
Sur la boîte, noter le nom de la société, l'exercice, la date de clôture et la date à partir de laquelle la destruction devient possible. Une boîte qui porte sa propre date de fin de conservation évite de tout relire au moment de faire de la place.
| Critère | Boîte d'archives Esselte Eco, 80 mm | Classeur à levier Esselte écologique, 80 mm, A4, carton 100% recyclé | Classeur ménager Leitz Recycle, 5 compartiments |
|---|---|---|---|
| Référence | 623916 | 220103 | 46240095 |
| Usage | Archives d'un exercice clos | Dossiers en cours | Papiers en attente de traitement |
| Format | A4 | A4 | A4 |
| Dos ou épaisseur | 80 mm | 80 mm | 41 mm (dimensions 330 x 240 x 41 mm) |
| Capacité publiée | Non publié par le fabricant | 600 feuilles | 250 feuilles A4 de 80 g |
| Dimensions publiées | 80 x 327 x 233 mm | Non publié par le fabricant | 330 x 240 x 41 mm |
| Matière | Carton ondulé 100% recyclé, dont 85% post-consommation | Carton de 2,20 mm, 100% recyclé | Plastique recyclé à 80% (post-consommation) |
| Poids publié | 0,12 kg | Non publié par le fabricant | 0,27 kg |
Les informations viennent des fiches publiées par les fabricants. Une mention « À vérifier sur la fiche » signale une donnée que les sources consultées ne confirment pas.
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Rédigé par la rédaction du magazine.