Formalité

Numériser ses justificatifs et les ranger dans des dossiers datés

Un justificatif numérisé se retrouve en quelques secondes, à condition d'avoir un nom de fichier lisible, un dossier logique et une seconde copie. Ce pas à pas part d'une pile de papiers et arrive à une arborescence datée, sauvegardée sur un disque externe chiffré.

Durée indicative: 30 min de préparation, puis 1 h pour une boîte de justificatifs
Niveau: Débutant
Étapes: 7

Avant de commencer

À préparer

Un scanner de documents à chargeur, par exemple l'Epson DS-C490
Un ordinateur avec le logiciel du scanner installé
Un SSD externe pour la sauvegarde, par exemple le Samsung T7 de 1 To
La page « Durée de conservation des papiers » de service-public.fr
Une boîte pour les originaux à conserver

Étape 1 : Décider ce qui reste en papier

Service-public.fr conseille de conserver l'original d'un document sur le support où il a été reçu. Un original papier numérisé n'a valeur que de copie, et sa présentation peut toujours être exigée : le scan sert à retrouver vite, pas à jeter l'original. À l'inverse, un avis d'imposition reçu par voie électronique se garde sous sa forme électronique.

Attention. Ne détruisez jamais un original au seul motif qu'il est numérisé. Pour un acte, un testament ou une pièce de succession, demandez d'abord l'avis du notaire.
Étape 2 : Préparer les pages

Retirez agrafes et trombones, dépliez les coins cornés et regroupez les petits formats. Mettez à part les passeports et livrets : l'Epson DS-C490 les prend par son circuit droit, jusqu'à 5 mm d'épaisseur, pas par le chargeur.
Étape 3 : Régler la numérisation

Choisissez le recto verso, 300 ppp et un format PDF consultable, ou PDF/A pour un fichier destiné à durer : ces formats figurent dans la liste de sortie de l'Epson DS-C490. Chargez au plus 20 pages, la capacité du chargeur. Le capteur à ultrasons signale 2 feuilles collées.

Attention. Une alerte de double alimentation se traite tout de suite : rescannez la page concernée plutôt que de garder un fichier incomplet.
Étape 4 : Nommer chaque fichier

Adoptez un modèle unique : date du document à l'envers (année, mois, jour), type, émetteur. Un fichier nommé de cette façon se trie tout seul par ordre chronologique dans n'importe quel dossier. Écrivez la date du document, pas celle du jour de numérisation.
Étape 5 : Ranger dans des dossiers datés

Créez un dossier par famille (banque, impôts, logement, travail, santé), puis un sous dossier par année. Ce découpage reprend celui des tableaux de service-public.fr, ce qui permet de savoir d'un coup d'œil quand un dossier atteint sa durée minimale de conservation, identique pour un document papier et pour un document électronique.
Étape 6 : Sauvegarder sur un disque à part

Copiez l'arborescence sur le SSD Samsung T7. Activez la protection par mot de passe dans le logiciel Samsung : le chiffrement matériel AES 256 bits ne protège le contenu que si cette option est réglée. Rangez le disque ailleurs qu'à côté de l'ordinateur.

Attention. Un mot de passe oublié rend le disque illisible : notez-le dans un endroit sûr, séparé du disque.
Étape 7 : Contrôler un échantillon

Ouvrez 3 fichiers au hasard sur le SSD : chaque page doit être lisible, droite et complète, recto et verso. Refaites ce contrôle après chaque séance de numérisation.

Vérifier le résultat

Le classement est en place quand chaque justificatif porte un nom daté, se trouve dans le dossier de sa famille et de son année, existe en 2 exemplaires (ordinateur et SSD), et que les originaux papier attendus sont rangés dans leur boîte.